Wprowadzenie w Polsce Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF) stanowi znaczny krok w kierunku cyfryzacji procesów finansowo-księgowych. Jednak działy IT i HR muszą radzić sobie z nowymi problemami związanymi z obsługą powdrożeniową systemu. Dla firm, które chcą skutecznie zarządzać przepływem dokumentów i danych, automatyzacja procesów, takich jak obsługa faktur, stała się niezbędną częścią ich planów. Rozwiązania bez kodu oraz technologie OCR (Optical Character Recognition) do faktur stają się kluczowymi narzędziami wspomagającymi proces obiegu dokumentów firmowych, zwłaszcza w KSEF. W tym artykule omówimy różne sposoby, w jakie automatyzacja bez kodu i OCR może pomóc firmom w rozwiązywaniu problemów, jakie napotykają po wdrożeniu systemu KSEF.
Wyzwania powdrożeniowe KSEF dla działów IT i HR
Wdrożenie systemu KSEF niesie ze sobą szereg wyzwań technicznych i organizacyjnych dla działów IT i HR, w tym:
Integracja z istniejącymi systemami: Dostosowanie obecnych systemów ERP i księgowych do nowego standardu e-faktur wymaga znacznego wysiłku integracyjnego.
Szkolenie pracowników: Pracownicy muszą być przeszkoleni w zakresie obsługi nowego systemu, co wiąże się z organizacją odpowiednich szkoleń i warsztatów.
Zarządzanie danymi i zgodnością: Zapewnienie zgodności przetwarzanych danych z przepisami prawnymi, w tym z RODO, oraz zarządzanie dostępem do danych w KSEF.
Jak automatyzacja no-code i OCR wspierają obsługę KSEF
Szybka adaptacja do zmian: Platformy no-code umożliwiają szybkie tworzenie i modyfikowanie aplikacji biznesowych bez głębokiej wiedzy programistycznej, co jest kluczowe przy częstych aktualizacjach i zmianach w prawie dotyczącym e-faktur.
Integracja systemów: Narzędzia no-code mogą łatwo integrować się z różnymi systemami księgowymi i ERP, automatyzując przepływ danych do i z KSEF, co minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza proces księgowania.
Zarządzanie zgodnością: Aplikacje no-code mogą być wyposażone w funkcje monitorowania i raportowania, które wspierają zgodność z przepisami, ułatwiając audyt i kontrolę procesów księgowych.
Technologia OCR do faktur:
Automatyczne przetwarzanie faktur: OCR umożliwia automatyczne rozpoznawanie i ekstrakcję danych z zeskanowanych dokumentów faktur, co znacznie przyspiesza proces księgowania i redukuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych.
Poprawa dokładności danych: Dzięki precyzyjnemu odczytywaniu danych, technologia OCR minimalizuje ryzyko błędów w procesie księgowym, zwiększając dokładność przetwarzania faktur.
Zintegrowane przetwarzanie dokumentów: Połączenie OCR z platformami no-code umożliwia stworzenie zautomatyzowanego workflow dla faktur, od ich skanowania, przez weryfikację i klasyfikację, aż po księgowanie i archiwizację w systemie KSEF.
Implementacja rozwiązań no-code i OCR w praktyce
Proces implementacji tych technologii może być podzielony na kilka etapów:
Analiza potrzeb i wymagań: Określenie funkcjonalności potrzebnych do wsparcia procesów księgowych i integracji z KSEF.
Wybór platformy no-code i narzędzia OCR: Selekcja narzędzi, które najlepiej odpowiadają wymaganiom technicznym i biznesowym firmy.
Integracja i konfiguracja systemów: Ustawienie połączeń między systemami no-code, OCR, a KSEF, oraz dostosowanie workflow do specyfiki działania firmy.
Szkolenie użytkowników: Przygotowanie pracowników do pracy z nowymi narzędziami, zapewniając niezbędną wiedzę i kompetencje.
Monitoring i optymalizacja: Stałe monitorowanie efektywności wdrożonych rozwiązań i dokonywanie niezbędnych modyfikacji w celu optymalizacji procesów.
W połączeniu z technologią OCR do faktur automatyzacja bez kodu jest potężnym narzędziem, które może znacznie pomóc firmom w wyzwaniach powdrożeniowych związanych z systemem KSEF. Te technologie pozwalają działom IT i HR skoncentrować się na strategicznych aspektach działalności, zapewniając szybką integrację, efektywność procesów księgowych i zgodność z przepisami. Jednocześnie podnoszą standardy obsługi i zarządzania dokumentacją firmową. Każda firma powinna rozważyć wdrożenie systemów no-code i OCR, ponieważ jest to kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesów księgowych.
Najnowsze komentarze